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    2017年7月3日,翔宇航空学院开始了为期三天的教师队伍暑期培训。本次培训在翔宇航空学院冶金校区进行,参加此次培训的领导有,集团运营中心副总经理张志涛,交干院校区副院长...

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  • 以教务为中心,做好沟通...

          沟通与协调是人类社会的基本生活方式,可以说在我们工作生活当中无处不在。从某种意义上说,沟通与协调已经不再是一种职业技能,而是一种生活和生存的方式。而行政管理工作中的各项职能和各项具体活动,其间无不充满了沟通与协调活动,沟通与协调是行政管理中的技巧和手段。教务管理不仅是—般的行政管理,而且还兼有行政管理和学术管理双重职能。教务管理要广泛运用教育学、心理学、管理学、系统学、统筹学以及其他相关学科的理论和方法。它必须做大量以教学为中心、以高水平的教学质量为目标、以科学管理为主线的科学研究工作。从系统科学的观点来看,教务管理是—个多层次、多因素的复杂系统。只有通过对教学过程中的人力、物力、财力进行科学合理的安排,才能实现教学资源的优化配置,真正实现教学工作高效率。实现这一目标,仅仅靠死板的规章制度远远不够的。因此,在教务管理过程中,管理人员需要具备较强的沟通协调能力,才能更好地调动各方面的积极性,保证教学过程各阶段任务的顺利完成。
          下面从两个方面谈谈关于沟通与协调工作。
          一、关于对沟通与协调的认识。
          (一)从教务行政管理工作中的重要功能方面认识沟通与协调。
          要研究沟通与协调在行政管理工作的重要功能。
          首先,简要谈谈沟通与协调的含义。什么是沟通?简单的讲,沟通就是用任何方法,彼此交换信息,即指一方与另一方,一个人与另一个人之间用谈话、视觉、符号、电话、QQ、微信或其它工具为媒介,所从事交换信息的方法。在现代行政管理工作中,常用沟通渠道主要有语言沟通、文字沟通、肢体语言沟通和多媒体技术沟通等,其作用有使组织成员感到自己是组织的一员、激励组织成员的动机,使成员为组织目标奋斗、提供反馈意见、保持组织间和谐的工作关系、提高组织成员的士气,建立团队合作精神、鼓励组织成员积极参与决策、通过了解整个组织目标,改善自己的工作绩效、提高组织战斗力以及保证管理者和领导者倾听群众意见,并及时给予答复。什么是协调呢?协调是指人们在相互合作的事务上同心协力、配合默契的行为过程。就一般意义而言,协调是主客体之间为实现一个共同的目的而相互沟通,寻找共同点,从而实现某种平衡,达到某种默契的一种行为方式。因此,也可以说,没有协调就没有统一的行动,没有协调就没有良好的秩序。协调工作具有目的性、综合性、能动性和时效性,更具有柔韧性和指令性的特性。在行政管理工作中,协调的方式有商榷式、个别沟通式和建议式等,协调的种类有政策协调、事务协调、计划协调和战略协调等,协调的原则有调查研究,实事求是的原则、客观公允,秉公协调的原则、坚持原则性和灵活性相结合的原则、立足全局,服从总体目标的原则、统一领导,统筹兼顾的原则为领导服务与为基层服务相一致的原则等。
          其次,要说明一下沟通与协调的特点是什么。一是随时性。我们所做的每一件事情实际上都是沟通与协调。一项工作指令是沟通与协调,一个规章制度也是沟通与协调,那么教务行政管理者想要做好任何一件事,均必须进行有效的沟通与协调。二是双向性。我们既要收集信息,又要给予信息。我们强调的是双方共同的交流。显然这一交流不是单向的,而是双向的。在教务管理工作中不是单纯的上级对下级或下级对上级,而是相互之间的,即上级对下级有要求要让下级知道、理解并执行。上级通过这一下达指令的过程,对员工行为进行引导和控制。同时,员工对指令的执行情况也要通过一定的反馈途径向上级汇报,上级对汇报情况作出反应,从而实现对组织行为的控制。三是情绪性。信息的收集会受到传递信息的方式所影响。沟通与协调时要注意情绪控制,过度兴奋和过度悲伤的情绪都会影响信息的传递与接受,尽可能在平静的情绪状态下与对方进行有效的沟通与协调,才能保证达到良好的沟通与协调效果。四是互赖性。沟通与协调的结果是由双方决定的。沟通与协调双方彼此需要对方配合,他们拥有相互补充的信息,离开了其中的一方,另一方不能达到沟通与协调的效果。沟通与协调越深入,,两者之间的依赖性就会越强。
          再次,要掌握沟通与协调在教务行政管理工作中的重要功能。主要表现在以下几点:
          1、沟通与协调是保证组织成员间认识统一,步调一致和政令畅通的需要。在教务管理工作中,由于每个人所处的位置和利益关系不同,对事物和形势的认识也不一样,在理解和贯彻上级领导决策的过程中,难免会出现一些认识上的分歧和行动上的不一致,这就需要通过协调来统一大家的思想,协调各方的行动,以保证决策的贯彻和政令的畅通。
          2、沟通与协调是摆脱繁琐事务,集中精力抓大事和议大事的需要。现代行政管理工作的日常事务千头万绪,纷繁复杂,问题和矛盾都很多,领导不可能事必恭亲,任何事情都要领导亲自去办理。所以作为领导,只有做好问题和矛盾的沟通与协调工作就可以了,把精力和时间腾出来抓大事、想大事和议大事。
          3、沟通与协调是理顺关系,化解矛盾,提高行政管理水平的需要。随着经济和社会发展,传统的管理模式正朝着法治和科学的管理模式转型,管理系统的复杂化和管理目标的社会化,客观上就要求行政管理机关发挥协调功能,理顺关系,化解矛盾,提高办事效率。
          4、沟通与协调是沟通感情,密切关系,改进工作作风的需要。在行政管理工作中,沟通与协调可促进各部门间的相互了解,建立一种和谐有序的良好关系,从而使各种分歧达成共识,化消极为积极,使分力为合力,增强凝聚力、向心力和战斗力,促进整体功能的发挥。
           5、沟通与协调是强化管理,提高工作的效率的需要。行政管理的实质是对各种对象资源的一种整合,但由于各种资源在客观上是各自独立隔绝的,他们自己无法直接互相发生组合和联系,因此就需要管理者为了达到某种目的对它们施加有效的处置和影响,从而在它们之间建立起有效和牢固的联系。这中间需要各种联系的桥梁。而沟通与协调就是这些桥梁和联系。行政管理的过程是一刻也离不开沟通与协调,行政管理管理的过程是资源组合的过程,组合的过程必须借助于各种资源信息和组合方式的信息的大量复杂的交流、反馈。没有这些大量的信息交流、反馈,即沟通与协调的发生、实现,管理的过程就要中断或残缺,甚至失去控制。所以,领导者必需重视员工并且开放沟通与协调的渠道,才能善用沟通与协调技巧,提高部门或组织的绩效管理。因为分享理念需要有高效率的沟通与协调能力和技巧,高频率地同组织内部的成员进行直接沟通与协调非常必要,他们知道越多,就越能理解,也就越关心。每一个职工能清楚知道部门或组织存在的目的与意义,知道自己在做什么?要完成什么?了解做事的最终目的?以及如何可以贡献一己之力?部门或组织上下齐心协力地向同一个方向前进,就没有任何事物可以阻挡他们,这样的组织才有生命力,才能不断地向前发展,才能不断创造新的工作绩效和不断实现新的工作目标,从而降低行政成本,提高行政效率。
          (二)从加强团队建设,提高队伍战斗力方面认识沟通与协调。
          行政管理的主体是活生生的人,计划、组织、指挥、领导、控制无一不是信息交流,即沟通与协调。人都是有感情、有情绪的,他们在工作中会因应不同的环境变化和心理变化而产生新的变化。这就需要从加强团队建设的角度,
          本着提高战斗力和工作效能的原则来认识理解沟通与协调。
          1、沟通与协调是人的一种重要的心理需求,是员工解除内心情绪,表达自己思想感情与态度,寻求同情与友谊的重要手段。
          2、沟通与协调是改善人际关系、鼓舞士气的有效途径,有助于营造和睦相处的和谐氛围。
          3、沟通与协调可以转变职工对工作的态度,进而改变职工的行为,因为人们在不同的信息和意见的影响下,会形成不同的态度,引发不同的行为。
          4、沟通与协调可以使一个团队的人员之间互相了解,建立良好同事关系,形成一种相互关系、相互帮助和相互支持的工作氛围,从而有利于工作的开展和促进单位工作目标的实现。
          5、沟通与协调是激发员工参与单位事务积极性的重要手段,员工通过各种沟通与协调渠道,既能发表对单位日常事务的意见和建议,也能得到对意见和建议的反馈,使职工感到被重视、被尊重,激发起他们主人翁责任感,从而提高整个团队的凝聚力和战斗力,全面完成工作任务。
          总之,沟通与协调有利于形成氛围良好和增强团队的战斗力,领导者和下属建立良好的人际关系和组织氛围,能够提高职工的士气。在工作中,职工除了技术性和协调性的信息外,还需要鼓励性的信息。充分的沟通与协调可以使领导者了解职工的需要,关心职工的疾苦,在决策中就会考虑职工的要求,以提高他们的工作热情。人一般都会要求对自己的工作能力有一个恰当的评价。如果领导的表扬、认可或者满意能够通过各种渠道及时传递给职工,就会带来某种工作激励。同时,内部良好的人际关系更离不开沟通与协调。思想上和感情上的沟通与协调可以增进彼此的了解,消除误解、隔阂和猜忌,即使不能达到完全理解,至少也可取得谅解,使单位有和谐的组织氛围,形成一种大家“心往一处想,劲往一处使的精神”就是有效沟通与协调的结果。
          (三)从提高队伍素质的基本要求方面来认识沟通与协调。
          1、良好的沟通与协调有利于一个团队集体的凝聚力建设。将一个团队的人有效的构成一个整体,人们会在思想上凝成一股绳,在行动上团结一致,真正的把每一个人的能力发挥到极致。成功的管理者都善于与广大职工进行沟通与协调,让每一个职工不是以一种给他人工作的思想来面对自己的工作,而是以一种主人翁的精神来做好自己的工作。一个能够进行有效沟通与协调的单位无疑是一个充满活力、欣欣向荣的单位,是一个面对困难的矛盾战无不胜,攻无不克的单位。有人曾指出:一个单位的盛衰转换,根本在于文化!而文化建设的终极目标,我认为就是增强职工凝聚力,凝聚力也是一种素质,是每一个人都必须具有的一种素质。而无论是行业文化也好,还是单位的凝聚力也好,关键的一个问题还是单位当中人们之间的沟通与协调的问题。如果一个单位的人都没有了凝聚力,那将成为一盘散沙,其结果是可想而知的,将是人心涣散。单位没有了凝聚力,其发展必不长久,更谈不上什么文化建设。
          如何增强一个团队的凝聚力呢?首先,要求这个团队的管理者是一个威严与亲和力并存的人,他在团队成员的心目中得有威望,大家对他的领导是比较认同的。有威望,一是来源于他的职位,二是来源于他的个人魅力。这就要求我们的管理者本身必须在亲和力上下功夫,达到与广大的团队成员进行良好的沟通与协调,提升自身的个人魅力。其次,团队成员要以团体为家。因为团体对于我们个人来说是特别重要的,如果团队利益受损了,那我们的利益也会相应受损;如果团队得益了,我们也会获得利益。我们始终要牢记:个人的成功是建立在团体成功的基础上的,没有哪一个人能够独自成功的。再次,一个好的团队还得有一套高效而富有人情味的制度来作保证。
           2、良好的沟通与协调有利于促进团队精神建设。良好的沟通与协调能促进一个团队的集体精神建设,而一个团队的精神建设也是有助于一个单位形成良好的沟通与协调的局面。优秀的团队来自好的关系,彼此信任,充分沟通与协调,面对问题和矛盾虽有不同看法但会互相尊重,达成共识。团队成员与成员之间之所以很默契,很尊重,就是因为有一个共同方向,共同的目标,以及良好的团队氛围,这些都需要良好的沟通与协调来维系的。团队精神之所以能够为团队成员所感知,就是因为它存在于人们的交往和沟通过程中,离开了沟通与协调,人们不可能知道何为单位的价值观,何为单位的工作目标,也不可能知道何为单位的道德准则,何为单位的形象。团队精神在团队成员在沟通与协调中形成、传播、演变、发挥其无所不在的影响。
          3、良好的沟通与协调有利于促进职工能力建设。良好的沟通与协调能够促进一个团队中成员的素质建设,而团队成员的素质的提高也有利于进行良好的沟通与协调。一是沟通与协调有利于提高“听”的能力。在沟通与协调的过程中,听是必不可少的,先要听清问题和矛盾,才能进行有效的沟通与协调。所以,不论是领导者还是下属,在沟通与协调中,要学会听,主动听,善于听,只有这样才能达到预期的目的和效果。那么,在沟通与协调中,如何才能提高听的能力呢?首先,在听对方讲话时要专心致志,不要心不在焉。其次,不要心存成见,也不要打断对方讲话,急于作出评价,或者表现出不耐烦,这样会使对方不愿把沟通进行下去。最后,要善解人意,体味对方的情感变化和言外之意,做到心领神会。二是沟通与协调有利于提高“说”的能力。与人进行沟通与协调,不仅要会听,而且还得会说,会表达自己的意见。在表达自己的意见时,要诚恳谦虚。如果过分显露自己,以先知者自居的话,即使有好的意见,也不容易被别接受,会使人产生反感和戒备心理。讲话时要力求简明扼要,用简单明了的词句表明自己的意思,语调要婉转,态度也要从容不迫。在谈话时如果发现对方有心不在焉或厌烦的表情时,就应适可而止或转换话题,使沟通能在良好的氛围中进行。而且,在表明某个意思后,最好能稍作停顿,并向对方投以征询的目光,这样,使对方有插话的机会,也是尊重对方的表现。三是沟通与协调有利于提高综合能力。沟通与协调是行政管理工作中一项基础性的工作,但也是一项每个人都必须具备的能力。与人进行沟通与协调,会使人认识到自己的不足之处,从而加强学习,提高自己的政治素质和思想修养,业务能力以及其他各种能力,从而不断提高自己沟通与协调的能力,促进自身的综合能力。
          二、沟通协调的方法与技巧
          从以上的分析中我们知道,沟通在学校管理中是一个非常重要的要素,对学校决策,上,下级的协调,员工的激励起了重要的作用。在管理中我们必须进行良好的沟通,互相了解,互通信息。然而,在现实生活中,“你”“我”“他”却常常隔着一道道无形的“玻璃墙”,妨碍了大家进行互相的了解。在管理活动中,沟通是 一个不可忽略的重要方面,沟通带来的影响是越来越大了。因而,一定要营造一个 良好的沟通环境和氛围,促使沟通道路顺畅。
    首先,谈谈沟通与协调的原则态度及障碍问题。
          (一)人际沟通的基本原则
          第一个基本原则:维护自尊,加强自信。自信就是“对自己感到满意”,对自己有信心的人都会表现为能干,有工作效率,更能坚持,更能易于和他人合作。他们都乐意去解决问题,研究各种可行的方法,勇 于面对挑战。同时,要小心翼翼的,避免伤害了员工的自尊,员工都是人,需要你的 尊重,尤其在讨论问题的时候,一定要公私分明,是对事不对人。就事论事,便可维 护员工的自尊。欣赏员工的意见时,要表示相信他们的工作能力,把他们看成是一个 能干的独立体,就可以加强员工的自信。
          第二个基本原则:坦诚相待,专心聆听。表示了解员工感觉, 聆听员工的心声,是打开管理者和员工之间沟通的主要关键。表示关心员工,理解员工的感受,让员工知道你能体会他的处境。在细心的聆听后,再表现你的关怀与重视,作为管理者的你就能开启与员工沟通之门。你还要让员工知道,你在聆听的同时,也能明白他们说话的内容和感觉。使他们愿意表达最内心深处的感受,对于解决困难有很大的帮助。
          第三个原则:设身处地,解决问题。现在的员工都有较强的工作能力和熟练的工作技巧,而且一般都很热心地把一技之长贡献给群体。事实上,他们对本身工作的认识,比任何人都清楚。因此,要求员工帮助解决问题,不单可以有效地运用宝贵的资源,而且可以营造一起合作,共同的参与的气氛。事实上,并非所有的意见都是可行的,如果真的不可行,要对员工加以解释,并请员工提出其它方法。当下属或组员同意把构思付诸行动时,你应该加以支持,并随时提供协使用以上的沟通技巧,是你作为一个成功的管理者一个非常重要的因素。这些技巧可以帮助你快速地解决问题。把握时机,建立一个群策群力,有战斗力的组织。
          (二)人际交往沟通障碍与问题
          1、与上级沟通存在的问题
          主要是说下属没有胆量向上级沟通,缺乏积极性。一般来说,管理者考虑的事情繁多复杂,大部分的时间并不能由自己主动控制,因此常常忽略了与部属的沟通。“与上级沟通存在的困难”主要体现有两种:一是有好的计策时不敢或是不愿向上级沟通。这种现象主要有两种人:一种是经常被领导批评的下属,另一种是怕被领导批评的人。前者是过于自信的人,平时急于在领导面前表现自己,缺乏对问题的全面认识,被领导否 认了几次后就不再愿意去做“无谓的贡献”;后者属于缺乏自信的人,害怕自己的计策会被领导否定,影响领导对自己的最初印象,也是不愿意去做“冒险”,一些可能是较好的 创意思想就这样被抹杀了。二是在执行任务时发现问题没有及时向上级沟通汇报。 这种现象主要也是有两种人:一种是过分依赖领导的人。他们过分相信领导,领导都是对的,当有问题出现的时候,就会想到“是领导要求的,有什么问题就找领导去”,这种人是属于缺乏责任心。另外一种是自作主张的人。大多是体现在“将在外,军令有所不从”,对领导的法案做法不认同,也不会主动去与领导沟通,只按照自己的一 套方案去操作。随后,发现问题了,更不敢去与领导沟通,极力掩盖,其实漏洞是越补越 大。说实在的,我们向上沟通时应该把自己的目光放远点,考虑问题的时候全面点,心态上是从“对领导负责”调整到“对企业负责”的职责上。有问题就应该开口沟通,这样才 能克服这个“向上沟通没胆量”的障碍。
          2、平级之间沟通欠缺真心。平级与部门之间沟通缺乏真心。没有肺腑之言。他们之间没有合作的意识,说我国企业的人际关系复杂,就是因为存在着部门之间沟通的复杂。主动的培养对其他部门之间的服务意识,真心诚意的进行协助,共同为实现企业的目标而努力。只能采取积极的方式,拉下面子上的问题去主动沟通才能得到解决。
          3、与下属缺乏沟通。上级对下属通常是没有过多的心情或时间进行沟通,也拉不下自己的“面子”和不讲究沟通的技巧。一是在管理活动中,管理者总是不能把自己的“面子”拉下,与下属作好沟通,在学校管理当中,很多的管理者都认为自己作为上司,必须要有上司的威严,必须有我作为上司的面子,哪个下属得罪了“我”,“我”就要让他好看的,企业常常就是因为有这样自私的管理 者,反而做不好管理,一个工作环境都不是和谐的,那员工又怎能做得好呢?下属也常常因为上司的原故,该上传的工作没有上传,该下达的也没有下达。二是管理者总是对下属“挑毛病”,“鸡蛋里挑骨头”,实事求是的“挑毛病”是正确的,是为了更好地完成工作,这是可以理解的。但“鸡蛋里挑骨头”则是管理者的无聊之作。对待下属应该讲求方式方法,不致挫伤人才开拓进取的锐气。作为管理者都应该有权利及有义务去与他们进行沟通,所以要管理好现代企业,就要不断加强企业内部的互通信息,传递资料、交流感情,员工清楚知道单位的方针、政策和所处的形势,保持方向性不变。提高企业的经营业绩,提高所有员工的工作满意度,就应该在管理者与部属之间建立适当的沟通平衡点,克服水平沟通的“本位主义”倾向,提高工作效率,才能健康完善的发展。
          其次、再说说沟通与协调的技巧和方法
          1、与上司沟通的方法
          一是多倾听上司的看法和意见。不管上司年龄大小,资历深浅,能够作为你的上 司,他一定有他的过人之处,应该多倾听。从另一个角度来说,如果你在工作时采纳了上 司的看法和意见,那么就会让上司感到他也参与了这项工作,从而对你的工作会更加重视和支持。
          二是了解上司的处境。上司因为承担的压力和肩负的责任更大,所以,他考虑问题也许是从整体的角度来进行,所以,如果我们能站在上司的立场去思考问题,就可以得到多一些理解和共识,减少 一些不满的内耗。
          三是经常向上司报告工作。其实报告工作是有它的好处的,原因有以下:有助于上司及时了解工作。上司很忙,上司也要向自己的上司报告工作,当上司被问到具体工作时,如果一无所知,那么就会失去信任。一个上司如果失去信任,那么整 个部门的工作都可能受到不公平的评价。有助于上司对自己全面评价。当他了解你工作的 整个过程时,那么他对你的评价就不仅仅是你的工作成果,还包括了整个过程,包括你的智慧、热情和努力度。
          四是让计划和数据说话。向上司汇报工作时,应提供真实的数据。另外与上司汇报工作时,要提出自己完善的 计划,必要时还要提供备选方案,方案之间的优劣便于上司正确决策。
          2、与平级沟通的方法
          与平级沟通比较困难,主要表现是,容易从本部门的利益出发,过高的看重自己的价值,而忽略其他人的价值,不能设身处地地对待其他人的工作,还有职权划分等问题,处理不好容易造成利益冲突和责任推诿,因此要注意以下几个问题。
          一是要主动谦让,面对其他部门要非常地谦虚,多尊重他们,同事间要多注意礼节和人际关系,礼尚往来。
          二是学会体谅,从他的角度出发,分享你的想法,虚心听取对方意见,就事论事,有争议时,避免争吵,可请上司出面协商调整。
          三是提供协助,自己先提供协助,再要求他们配合,这样才容易争取别人的帮助。
          四是争取双赢,和其他部门沟通前,请秉持着双赢的思维考虑问题,同时提前做好利弊分析,协商出对彼此有利的结果。
          五是和跨部门高层沟通时,先请自己的主管提前沟通一下。
          3、与下属沟通的方法
          成功的管理者无论在什么情况下,都会请别人帮忙,或者与别人合作。他们的成功之 处,正是在于他们能够掌握良好的沟通技巧,工作效率高的管理者有以下的特点: 经常指导员工,帮助其维持工作效率及最佳的工作表现和积极的工作气氛。所以,作为每一个管理人员不能只会单独工作,要能与所有员工同心协力、团结一致,达成集体目标。在不同的情况下,管理人员要面对各种各样的下属。
          与下属打交道时,作为上司不要“摆架子”,不要苛求,不要偏袒,要有主动的姿态。实际工作时要注意。
          一是率先表明自己的态度和做法。作为上司,必先将自己的“架子”放下,不要高高在上,要有适当的言行举止。大方、明确地说出自己所想,不要隐隐蔽蔽,以免造成不必要的误解。
          二是现场的人多,即使部下做的不对,如果当大家的面批评部下的话,会深深挫伤人的自尊心,会认为你不再信任他。从而产生极大的低触情绪。夸奖要在人多场 合,批评要单独谈话,尤其是点名道姓的训斥,更要尽力避免。
          三是交流时间长不如短,次数少不如多。经常与下属沟通,接触他,这样能让他更容易感到亲切友好,更容易让他知道你是在关心他的。
          四是要让人服,先让人言。就算你有一百条一千条道理,也不要打断员工的看法与想法,要让员工先说完,如果连听都不听的,就是不信任人的直接表现,这样实在是很难让员工服你。
          以上沟通与协调技巧方法及我的体会希望可以帮助大家发展维持友好合作,有利于部门同事之间的和谐相处,促进学院工作的发展。

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